Auftrag des Rates vom 07.05.2024 „Effizienzuntersuchung der gesamten Verwaltung“ 2. Zwischenbericht

Die Sitzungsvorlage 18/451 des Fachbereichs 3 enthält den zweiten Zwischenbericht zur dreijährigen Effizienzuntersuchung der Stadtverwaltung. Die Untersuchung, die auf einem Ratsbeschluss vom 7. Mai 2024 basiert, verfolgt das Ziel, ordentliche Aufwendungen durch Digitalisierung und den Einsatz von Künstlicher Intelligenz zu reduzieren. Von 151 identifizierten Maßnahmen sind 48 bereits umgesetzt oder abgeschlossen, 79 befinden sich in Bearbeitung und 15 wurden verworfen.

Im Bereich der Personal- und Kostenstruktur wurden bereits Einsparungen realisiert, etwa durch die Reduzierung einer halben Stelle sowie eine Herabgruppierung. In verschiedenen Fachbereichen werden weitere Effekte dokumentiert, darunter eine geplante Stellenreduzierung in der Gewerbemeldestelle und Bauaufsicht sowie Kostenvermeidungen durch Umorganisationen in Fachbereich 5 und Reduzierungen in der Leitung des Stabes Planung. Zudem werden Mehreinnahmen im Standesamt und bei der Musikschule sowie Einsparungen durch das Projekt „KliMo“ im ZGM aufgeführt.

Im Bereich Digitalisierung ist die flächendeckende Einführung der E-Akte bis Ende 2026 vorgesehen, wobei aktuell 75 % der Organisationseinheiten den Stand erreicht haben. Künstliche Intelligenz wird bereits in 80 % der Einheiten genutzt; die Plattform nele.ai wird seit dem vierten Quartal 2025 datenschutzkonform eingesetzt. Der Personalausschuss soll dem Rat empfehlen, den Bericht zur Kenntnis zu nehmen, einen weiteren Sachstandsbericht für das erste Halbjahr 2027 vorzulegen und den Untersuchungsauftrag um die Prüfung von Standardabsenkungen und Aufgabenkritiken zu erweitern.