Antrag der Fraktionen Liberale Union, Die Grafschafter, Die FRAKTION und des Einzelratsmitgliedes Pohl - Abschaffung der Ratspostfächer

Die Sitzungsvorlage 17/1346 des Büros der Bürgermeisterin befasst sich mit dem Antrag der Fraktionen Liberale Union, Die Grafschafter, Die FRAKTION sowie eines Einzelratsmitglieds, die Ratspostfächer abzuschaffen. Der Antrag wurde im Dezember 2023 eingereicht.

Die Verwaltung stellt dazu fest, dass seit der Umstellung auf den „Digitalen Rat“ im September 2020 bereits 52 Ratsmitglieder die digitale Zustellung von Dokumenten über das Ratsinformationssystem nutzen. Hierüber werden Einladungen, Niederschriften sowie Bürgeranträge gemäß § 24 der Gemeindeordnung Nordrhein-Westfalen abrufbar gemacht.

Gegen die Abschaffung der Ratspostfächer führt die Verwaltung jedoch an, dass diese für die Zustellung personenbezogener Informationen und Unterlagen genutzt werden, die dort von den Mandatsträgern persönlich abgeholt werden können. Eine Abwicklung über die Hauspost würde laut Verwaltung mit höheren Kosten und Risiken verbunden sein. Zudem dienen die Postfächer als Kommunikationsweg für die kurzfristige Bereitstellung physischer Dokumente außerhalb der Kernzeiten sowie als Rückfalloption in Krisensituationen.

Der vorliegende Beschlussvorschlag sieht vor, dass der Rat die Sitzungsvorlage zur Kenntnis nimmt und die weitere Beibehaltung der Ratspostfächer beschließt. Mögliche finanzielle Auswirkungen beschränken sich auf etwaige Portokosten.